Desde siempre los documentos se han firmado a mano y uno a uno, pero en la actualidad la firma electrónica permite firmar documentos electrónicos con la misma autenticidad y favoreciendo al medio ambiente, siendo incluso más rápido y cómodo para el departamento de Recursos Humanos.
Firma Electrónica en el Ámbito Laboral
La firma electrónica ha llegado para quedarse, ya que su uso cada vez es más común en las empresas para la firma de documentos con sus empleados y clientes.
Los beneficios más significativos son:
- Permite realizar la gestión de gran número de documentos a la vez.
- Forma más fácil y rápida de firmar.
- Se puede firmar desde cualquier lugar, ya que se hace telemáticamente con un ordenador o dispositivo móvil.
- Da mayor seguridad de que la persona firmante es quien dice ser, ya que la firma electrónica es única y personal.
En las empresas facilita mucho la firma de documentos para nuevos empleados, con la que agiliza mucho el proceso de onboarding y es mucho más gratificante para el empleado.
Beneficios de la Firma Electrónica
1. Ahorro de tiempo
La firma electrónica se puede realizar de forma muy rápida, en menos de un minuto. Se elimina el proceso de imprimir los documentos, estar presente para la firma o escanearlos y reenviarlos para que los vuelva a recibir el personal de Recursos Humanos.
En empresas ETT (Empresas de Trabajo Temporal), la firma de documentos electrónico es una beneficio y muy útil para la gestión de documentos, ya que se firman muchos documentos a diario y de esta forma consiguen reducir el tiempo invertido.
También se reduce la forma de buscar los documentos, porque siempre estarán al acceso con una sola búsqueda en la base de datos.
2. Ahorro de costes
Existe una gran reducción de costes en la contratación. La firma electrónica reduce muchos trámites a consecuencia de no tener el documento en físico y tener que ser enviado y luego almacenado. De esa forma se automatiza sola.
Con la firma electrónica se pueden firmar más de un documento a la vez.
3. Ahorro de espacio
El almacenamiento en cajas ya no es necesario, porque se guarda digitalmente, y tiene la misma validez legal. Con lo cual será menos probable que se extravíen.
4. Mayor seguridad
En la firma electrónica existe una mayor seguridad y por lo tanto menor fraude de falsificación o suplantación de identidad. Antes de que la persona realice la firma se aseguran que es quien dice ser.
Posteriormente se almacenan en un servidor donde no se puede acceder y con lo cual no puede ser manipulado.
5. Servicio excelente
Para los empleados es una forma fácil y rápida de firmar todos los documentos y no solo eso que reciben una copia por correo electrónico automáticamente después de firmar cualquier documento.
6. Mejora en el medio ambiente
Por último, pero no menos importante, es la mejora en el medio ambiente el no tener que hacer la impresión de todo este papeleo ya que se hace de forma digital y eso también da a la empresa una imagen de responsabilidad ambiental.
