La gestión de las nóminas es un trámite esencial y clave en toda empresa, pues todo empresario está obligado a emitir una nómina mensual para cada uno de sus trabajadores. En ella, deben reflejarse todos los datos relacionados con el trabajador, la empresa, lo ganado y las retenciones. De no ser así, las empresas se arriesgan a sanciones administrativas y penales, por lo que es necesario hacer la nómina paso a paso y asegurarse de que esta contenga toda la información establecida por ley.
¿Qué información debe contener una nómina paso a paso?
Como hemos dicho, las nóminas de los trabajadores deben contemplar una serie de datos exigidos por la ley. Los conceptos deben estar claros y bien establecidos, así como también es importante que se sigan todos los pasos para realizar las nóminas correctamente.
Los datos que deben figurar en la nómina son la información de la empresa, la información del trabajador, los devengos, las deducciones, las bases de cotización y el líquido a percibir. Cualquier omisión en estos datos puede comportar, como ya se ha mencionado, sanciones por parte de la Administración.
Nómina paso a paso: conceptos a incluir
Hacer una nómina es algo que puede parecer sencillo, pero no lo es tanto. Además de la cantidad de información que esta debe incluir, es necesario que esta esté bien estructurada y que el documento tenga unos apartados obligatorios.
El encabezado
El primer apartado que debemos reflejar cuando hacemos una nómina paso a paso es el encabezado. En él, deben figurar los siguientes datos:
- Datos de la empresa: denominación de la empresa, domicilio y código de cuenta de cotización en el que se ha incluido el trabajador.
- Datos del trabajador: nombre completo, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
- Período de liquidación: mes de trabajo por el que se emite la nómina.
Los devengos salariales y no salariales
El siguiente apartado que debe figurar en la nómina es de los devengos, el cual hace referencia a los conceptos salariales o extrasalariales. Es decir, lo que se conoce como el “salario bruto” del trabajador. En este punto, es fundamental tener en cuenta el convenio colectivo que regula la actividad de la empresa, pues de él dependen muchos conceptos, como pueden ser las horas extras, las dietas, etc.
Dentro del apartado de los devengos, hay dos conceptos que se deben diferenciar: los devengos salariales y los devengos no salariales.
Los devengos salariales incluyen el salario base, los complementos, la parte proporcional de la paga extra y los salarios en especie (si los hay).
Los devengos no salariales incluyen conceptos que no se consideran estrictamente como salario, los cuales incluyen las dietas, los gastos o los pluses. Estos devengos no cotizan a la Seguridad Social.
Las deducciones en la nómina
Siguiendo con los conceptos de la nómina paso a paso, el siguiente concepto a incluir es el apartado de las deducciones. Este hace referencia a las cotizaciones por las cuales se pagan impuestos. Por ley, la nómina debe tener las siguientes deducciones:
- Seguridad Social: cantidad de se deduce de la nómina en concepto de contingencias comunes, desempleo, incapacidad temporal, Fondo de Garantía y formación laboral.
- IRPF: cantidad destinada a pagar en la Declaración de la Renta por los rendimientos del trabajo. En este caso, la cuantía depende de la situación personal de cada empleado, habiendo unos baremos establecidos por ello.
- Anticipos: deducción que se aplica si la empresa ha anticipado parte del sueldo al empleado.
- Salario en especie: todos los pagos que la empresa haya efectuado al empleado en concepto de salario en especie.
Bases de cotización: Seguridad Social e IRPF
El siguiente apartado que debe incluir la nómina son las bases de cotización. Hay dos de ellas: las bases de cotización de la Seguridad Social y las bases de cotización del IRPF.
Las bases de cotización a la Seguridad Social incluyen varios conceptos y porcentajes:
- Aportación al desempleo: es la cantidad que determina el desempleo que se va a percibir en caso de suspensión del contrato. El porcentaje que se aplica es el 1.55%, y 1.60% en los contratos de duración determinada.
- Contingencias comunes: se aplica el 4.7%.
- Formación profesional: el porcentaje que se aplica es el 0.1%.
- Horas extras por fuerza mayor: la deducción de este concepto es del 4.7%.
Las bases de cotización del IRPF hacen referencia al importe que las empresas están obligadas a practicar a la Agencia Tributaria. Estas son las cantidades que se reflejarán en la Declaración de la Renta.
Para aplicar correctamente esta base es necesario consultar la Tabla de Tramos de IRPF que publica anualmente la Agencia Tributaria.
El líquido por percibir de la nómina
Este es el último apartado que debe figurar en una nómina y se corresponde a la diferencia entre los devengos y las deducciones. Es lo que se conoce como el salario neto del empleado y el que deberá ingresar la empresa.
Hacer una nómina paso a paso correctamente, con todos los apartados y conceptos, no es tarea simple; por ello, cada vez son más los responsables de la gestión de nóminas que buscan programas destinados a ello. Hacer las nóminas adecuadamente y con todos los apartados mencionados es una obligación a la que están sometidas todas las empresas. Así mismo, es también obligación de las empresas hacérselas llegar al trabajador, ya sea en mano o por correo electrónico.
Entender una nómina
Entender una nómina no es nada fácil y es que hay una gran cantidad de conceptos en ella que no siempre están bien detallados o especificados. Por este motivo, es fundamental conocer a qué hace referencia cada uno de ellos si se pretende comprender exactamente qué es lo que se gana y lo que se paga.
