Control horario de los trabajadores: objetivos y normativa

En marzo de 2019, se estableció, por Real Decreto-Ley, la obligación de las empresas de registrar la jornada laboral de sus empleados. Sin embargo, en la actualidad, aún hay cierto desconocimiento sobre esta legislación y cómo debe aplicarse el control horario.

¿Qué es el control horario?

El control horario hace referencia al registro y contabilización de todas las horas que un empleado dedica a las labores de su puesto de trabajo. En este registro, deben aparecer todas las horas trabajadas, ya sean las de la jornada ordinaria como las extras. Así mismo, estas deben quedar registradas adecuadamente, de modo que el documento pueda ser presentado en todo momento a petición de la Administración.

Requisitos del control horario de los trabajadores

El Real Decreto-Ley aprobado el 12 de marzo de 2019 establece una serie de requisitos que se deben llevar a cabo a la hora de registrar las horas de los trabajadores:

Las empresas deberán llevar a cabo el registro de las horas dedicadas a las tareas laborales de los empleados sin importar qué tipo de jornada o contrato se haya establecido. Así mismo, también es de obligación la tenencia y conservación de este registro durante 4 años, pudiendo ser requerida su presentación por la Administración. Además de estar disponible para la Administración, este registro también debe ponerse al alcance tanto de los mismos empleados como de los sindicatos.

Otro de los requisitos que se incluyen en el Decreto-Ley es el derecho de los empleados a conocer, en todo momento, la distribución de su jornada laboral, así como también la duración de esta. Además, los sindicatos deben conocer mensualmente las horas realizadas por cada uno de los empleados.

Por último, también se establece la información que debe contener este registro: la entrada y la salida de los empleados, las horas diarias, totales y horas extras. Esta información debe estar especificada sin importar la flexibilidad horaria que establezca la empresa y el convenio colectivo.

Objetivo del control horario

El objetivo principal del control horario es evitar cualquier tipo de abuso o fraude laboral con el que se busque no compensar o pagar las horas extras. Del mismo modo, mediante este registro, las empresas demuestran que se respetan las horas establecidas por contrato, así como las de descanso tal y como dicta la ley. Además del objetivo por ley, el control horario también permite fomentar la disciplina dentro de la empresa, así como la optimización del capital humano.

¿Cómo se debe registrar la jornada laboral?

Pese a que se puede seguir haciendo en formato papel, la gran mayoría de las empresas han optado por usar otros métodos más modernos y prácticos. Así, algunas de las empresas han optado por trasladar todas las horas de los empleados en una hoja Excel, la cual puede ser exportada en cualquier momento. Sin embargo, la gran mayoría se decantan por sistemas automatizados colocando dispositivos electrónicos en las entradas de la empresa. Con estos sistemas, los empleados lo tienen más fácil a la hora de informar de su llegada y salida de la empresa, así como también de los descansos que se toman dentro de la jornada laboral.

Además de estos dispositivos, existen una gran cantidad de programas informáticos y aplicaciones que se han diseñado para este fin. De este modo, estas aplicaciones son soluciones muy simples de implementar y de utilizar, a la vez que ofrecen informes actualizados, los cuales se pueden filtrar por empleado, departamento, etc.

Registro de control horario en contratos parciales

El hecho de que un empleado tenga un contrato a tiempo parcial no exime a la empresa de llevar el control de las horas trabajadas. Así, este deberá notificar sobre su llegada y salida del mismo modo en el que lo realizan los demás empleados con contratos a jornada completa.

Registro de control horario en el teletrabajo

Los trabajadores en remoto deberán cumplir con esta misma obligación, aunque con ciertas diferencias, ya que no podrán hacer uso de los dispositivos electrónicos que se coloquen en las empresas a tales efectos.

Así, para controlar las horas de los empleados en teletrabajo, la empresa podrá instalar uno de los software de control en sus equipos. Un tipo de software es el que se ha diseñado para que tome como referencia las horas de encendido y apagado del equipo. Además, hay otros programas capaces de detectar y registrar todos los movimientos hechos por el ratón y el teclado, así como cronometrar el tiempo que se dedica a cada tarea en concreto. Sin embargo, pese a que estas situaciones no están reguladas, llevar el control al extremo puede perjudicar la productividad del empleado.

Por otro lado, el uso de determinadas aplicaciones también facilita el registro de control de horas trabajadas. Son aplicaciones simples de utilizar y permiten obtener un registro completo con el inicio y el final de la jornada.

El control horario empezó a funcionar en marzo de 2019. Este sistema se implementó para garantizar el cumplimiento de la ley por parte de las empresas en lo relacionado con las horas ordinarias, los descansos y las horas extras de los empleados.