Organizar los departamentos de una empresa no es nada fácil y es que son muchas las responsabilidades a definir, trabajadores a los que encuadrar y responsables a informar. Por este motivo, cada empresa tiene su propio sistema de organización y, muchas de ellas, usan el organigrama funcional. ¿Por qué? Pues porque es claro, conciso, muy visual y se adapta a cualquier empresa.

 

¿Qué es un organigrama funcional de una empresa?

Un organigrama funcional es un tipo de organigrama en el que se representan los diferentes departamentos de una empresa, los trabajadores, la responsabilidad de cada uno y los responsables de dichos departamentos.

Tener un buen organigrama, en una empresa, favorece la comunicación entre empleados y responsables, y permite gestionar más cómodamente todos los flujos de trabajo. Evita muchas confusiones a la hora de realizar las tareas y establece cuál es el papel de cada empleado en la compañía.

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¿Cuáles son las características que debe tener un organigrama funcional?

Un buen organigrama debe estar diseñado de una forma adecuada para que sea funcional y cumpla con sus funciones. Por ello, hay una serie de características que estos deben tener:

División de funciones dentro de la empresa

Un organigrama funcional debe estar bien planteado y organizado de manera que se pueda ver, a simple vista, cuáles son los departamentos de la empresa, sus trabajadores y las funciones de cada uno de ellos. Así, es mucho más sencillo dividir el trabajo y descargar aquellos departamentos que lo necesiten.

Niveles de jerarquía bien establecidos

Conocer, exactamente, quién es el responsable de cada departamento es esencial para una correcta comunicación entre empleados y gerencia. Con un buen organigrama funcional, estos cargos estarán bien determinados y cualquiera podrá saber quién es su superior y a quien debe recurrir en todo momento.

Consecución de objetivos y análisis de datos

Las empresas, en la actualidad, están muy orientadas a la consecución de objetivos. Para ello, es necesario que el equipo de dirección tenga todos los datos sobre ella bien claros y fáciles de interpretar. Con el organigrama funcional, esta información está representada de un modo muy gráfico con el que es simple de ver las posiciones dentro de la empresa. De este modo, resulta mucho más sencillo tomar decisiones importantes para la organización.

Organización de recursos

Los recursos de una empresa deben estar bien destinados para que estos sean rentables. Sin embargo, son muchas las que no conocen exactamente qué departamentos van saturados, cuáles son los que requieren de más y de menos recursos, etc. Con un buen organigrama esto se puede evitar, pues se pueden añadir en él estos recursos y ver si se amortizan según lo previsto.

 

Tipos de organigramas funcionales para empresas

Hay varios modelos de organigramas funcionales que se pueden desarrollar. Esta es una decisión que se deberá adoptar desde gerencia y deberá tener en cuenta los departamentos que hay y la cantidad de tareas a repartir. Los dos más usados son;

  • Organigrama funcional simple: es un organigrama perfecto para las pequeñas empresas. En él, simplemente se representa la figura de la dirección, los gerentes y sus trabajadores. Además, si son pocos empleados, se asigna directamente las tareas de las que es responsable. Así pues, se usarán etiquetas como Presidente, Gerente de ventas, Gerente de compras, Vendedor 1 (o el nombre del trabajador), Vendedor 2, Desarrollador 1, Desarrollador 2, etc.
  • Organigrama dividido por departamentos: el organigrama dividido por departamentos es más complejo y es que se suele emplear para las grandes compañías. En este caso, se define tomando como base los diferentes departamentos de la empresa y de dónde dependen. En este tipo de organigramas se emplean etiquetas como CEO, Finanzas y Producción, Desarrollo, Operaciones, Innovación, Gestión de clientes, etc.

 

Beneficios de los organigramas funcionales

Como hemos mencionado, los organigramas funcionales son pilares básicos a la hora de gestionar tanto los departamentos de una empresa, como sus trabajadores. Son muchas las ventajas que se asocian al uso de este tipo de organigramas, por lo que cada vez, son más las empresas que los incorporan.

Uno de los primeros beneficios de un organigrama funcional es que permite una gestión mucho más rápida y ágil de los recursos. Muchas empresas tienen departamentos que van saturados y cortos de personal, mientras que hay otros departamentos en los que sucede todo lo contrario. Con este tipo de organigramas, los responsables podrán ver cuándo esto sucede y podrán realizar las acciones que se estimen necesarias para poder gestionar mejor dichos recursos y las cargas de cada departamento.

Otro claro beneficio de usar este tipo de organigramas es que la comunicación entre empleados y responsables es mucho más fácil y directa. Cualquier empleado conoce sus responsabilidades, así como quién es su persona de referencia dentro de la empresa. De este modo, se evitan muchas confusiones que solo llevan a perder tiempo y dinero.

Tener un buen organigrama en cualquier empresa es esencial para una buena organización, una óptima gestión de los recursos y una comunicación fluida entre departamentos.

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