Hot desking: ¿Qué es y por qué implantarlo?

Con la llegada de la pandemia y adopción del trabajo híbrido, en algunas empresas en mayor grado que en otras, han surgido nuevos conceptos hasta ahora desconocidos en nuestro país como ‘full remote’ o ‘remote first’. Este es el caso también del hot desking, o escritorios calientes, un sistema de trabajo que permite utilizar lugares físicos de trabajo por un tiempo concreto, eliminando la idea de que cada sitio tiene un propietario asignado.

De este modo, el hot desking permite que un número de empleados utilicen el mismo espacio de trabajo en diferentes momentos. Los integrantes del equipo podrán decidir qué porcentaje de su tiempo van a pasarlo en la oficina y reservar un espacio durante esas horas a través de un software o sistema propio que permita la rotación.

En su versión más extrema, el superdesking, todo el equipo de la empresa se sienta en una misma mesa que se adapta en función de la estructura organizacional.

El hot desking es la mejor solución para empresas con equipos que combinan tanto la presencialidad como el trabajo remoto o workation. Esta metodología da paso a una nueva realidad en el día a día de las oficinas en la que los compañeros nunca serán los mismos y los cactus de oficina tendrán más de un propietario.

 

Ventajas del hot desking

Motivación

La flexibilidad en todas sus formas (de horario, lugar de trabajo y de retribución, entre otras) fomenta la fidelización de los empleados porque les permite la gestión autónoma y la libertad de decidir dónde trabajar. En consecuencia, los empleados se sienten empoderados y motivados con los objetivos de la empresa.

Eficiencia

El beneficio económico es el más obvio y tangible de todos puesto que el coste de de oficina suele ser muy elevado. Además, sucede que a veces las empresas no aprovechan del todo sus espacios, pero estos siguen generando costes. De este modo, la empresa sabe qué porcentaje del total de su espacio disponible se está aprovechando y puede decidir prescindir de parte de él si lo considera oportuno o rentabilizarlo de otro modo.

Ambiente

La posibilidad de cambiar de entorno es un factor muy beneficioso para luchar contra la rutina y ayuda a fomentar la creatividad en el trabajo. Además, el hecho de no saber con quién te encontrarás en la oficina, genera sensación de sorpresa e ilusión entre compañeros.

La implantación de un sistema de organización como el hot desking puede ser la excusa perfecta para redistribuir los espacios de trabajo y crear diversos ambientes. El trabajo basado en la actividad es un concepto que sostiene que los trabajadores realizan diversas tareas a lo largo del día y cada una de ellas requiere un espacio con unas características concretas (por ejemplo: espacios al aire libre para fomentar la creatividad, cabinas silenciosas para concentrarse…).

Desventajas del hot desking

Incertidumbre

Hay ciertos perfiles o personas que, por su forma de ser o por el trabajo que llevan a cabo, no ven una ventaja en el hecho de estar cambiando cada día y prefieren tener un lugar fijo de trabajo que les genere estabilidad y certidumbre.

Estrés

El hecho de tener que trasladar el material necesario todos los días puede ser un factor negativo para aquellos que vivan lejos de la oficina. Por otro lado, para aquellos que prefieran ir a la oficina, la gestión de la reserva puede suponer un inconveniente.

Adaptación

Los empleados que pueden reservar los espacios pueden ser de distintos departamentos y con necesidades concretas y esto puede suponer un reto para la empresa que tiene que adecuar los espacios de trabajo correctamente con un margen de tiempo muy reducido.

Entonces, ¿debería implantar el hot desking en mi empresa? Para la gran mayoría de las empresas, la respuesta es un sí rotundo. Entre sus beneficios se encuentran tres aspectos vitales para cualquier empresa: la rentabilidad, la fidelización de los empleados y el ambiente de trabajo.

Como parte de la sociedad, las empresa deben evolucionar y responder a las nuevas necesidades del mercado a través de soluciones de flexibilidad que ayuden a los empleados a mejorar su bienestar en todos sus ámbitos. Nuevas realidad como el flexitime, el hot desking y los sistemas de anticipo de nóminas han llegado para facilitarle la vida al empleado y mejorar el employer branding de las empresas.