La digitalización de un negocio es, en la actualidad, la única vía posible para su crecimiento y desarrollo. Por este motivo, cada vez son más las empresas que buscan implementar nuevas tecnologías a la hora de gestionar cada uno de sus departamentos y, de este modo, irse adaptando a las necesidades de una sociedad en constante evolución. Usar aplicaciones como los intercambiadores de información, así como una intranet de empresa, es esencial si se quieren automatizar varios procesos y, por ende, reducir el número de recursos destinados a ellos. Hacer uso de una intranet personalizada es fundamental a la hora de reorganizar y digitalizar un negocio.
¿Qué es la intranet?
La intranet de una empresa es un espacio digital de una empresa al que solo tienen acceso sus empleados. En este espacio, los diferentes departamentos pueden hacer llegar varias informaciones a sus trabajadores con el fin de mejorar la comunicación y la productividad.
Dentro de las herramientas y servicios que nos puede aportar el uso de una intranet en nuestro negocio, podemos destacar los siguientes:
- Comunicaciones entre departamentos
- Noticias corporativas actualizadas y novedades
- Información personal para los empleados, como pueden ser nóminas, calendarios, turnos, horas extras.
- Información sobre las actividades formativas de la empresa
- Obtener espacios digitales de trabajo para unificar diferentes departamentos
La intranet de una organización es una de las herramientas que permite unir todos los departamentos y empleados en un único espacio, lo que permite una comunicación mucho más fluida y sin errores.
¿Qué beneficios aporta una intranet en la empresa?
Los beneficios que aporta el uso de una intranet de empresa son muchos y, parte de ellos, dependerán del uso que se le dé a esta herramienta. Cada negocio tiene sus propias necesidades y, por ello, hará un empleo diferente de este espacio. Sin embargo, hay ciertos beneficios que son comunes para todas las actividades.
Comunicación más fluida e información siempre actualizada
Con una buena intranet de empresa, tanto los cargos directivos, así como los responsables de cada departamento, tendrán un espacio único en el que podrán comunicarse con sus empleados; de este modo, evitamos la repetición de la información (que puede dar lugar a malentendidos) y la pérdida de tiempo que supone dirigirse a los empleados uno a uno.
Además, la intranet de empresa también se puede usar para unificar todos los departamentos, por lo que los empleados disfrutan de toda la información corporativa y pueden involucrarse más en todos sus procesos. Sin duda alguna, tener en cuenta las aportaciones de los empleados hará que estos estén más motivados y, esta motivación, llevará a la empresa a tener empleados más leales y dedicados a su crecimiento.
Por último, la intranet también permite que los empleados se comuniquen entre ellos, por lo que se establece un espacio social que mejorará las relaciones entre ellos.
Gestión eficaz de los procesos y de los recursos empresariales
La intranet de una empresa permite automatizar muchos procesos, por lo que se reducirá el número de recursos a invertir en su gestión. Además, ofrece información detallada y a tiempo real de cada uno de ellos. De este modo, tomar decisiones en pro del crecimiento de la empresa será mucho más simple y ágil.
Intercambiar documentación en la intranet también es muy simple y seguro. Estas cuentan con intercambiadores de información, los cuales garantizan que solo las personas autorizadas tendrán acceso a cierta información. En el caso de Recursos Humanos, por ejemplo, los responsables del departamento podrán automatizar tareas como la gestión de las nóminas, vacaciones, etc., de sus empleados y podrán compartir esta información individualmente.
Seguridad de la información con una intranet de empresa
La seguridad de los datos de la empresa también está más segura con el uso de una intranet. Son muchas las empresas que siguen usando aplicaciones de terceros a la hora de gestionar sus negocios, lo que puede llevarlos a ser víctimas de varios delitos digitales. Con una intranet, todos los documentos están en un mismo sitio y son accesibles únicamente mediante la verificación de la identidad; de este modo, la información estará disponible para ciertas personas, quienes deberán validar su identidad antes de poder acceder a ella.
Intranet de empresa y nóminas: accesibilidad y comunicación
Uno de los documentos más importantes en una empresa es la nómina de sus trabajadores, por lo que es imprescindible contar con profesionales que se dediquen únicamente a ello. Esta dedicación exclusiva para la creación de nóminas a mano repercute en los recursos económicos de la empresa, así como también en los errores que pueden cometerse. Por ello, el empleo de una intranet es de lo más recomendable.
Con una intranet de empresa, el cálculo de las nóminas se automatiza y estas se generan mensualmente tomando en consideración la antigüedad del trabajador, las horas extras, los pluses, etc. No simplemente eliminamos gastos de personal, sino que también evitamos errores en el cálculo.
Además, las nóminas también se pueden personalizar con el logotipo de la empresa y los datos que queremos que aparezcan en ella.
Por último, con el uso de intranet, los empleados podrán acceder fácilmente a sus nóminas desde cualquier sitio y con total seguridad. Cada vez que se genere la nómina, estos recibirán una notificación en su espacio personal de la intranet, así como un correo electrónico en el que se les informará de la disponibilidad de este documento.
Una intranet es una de las herramientas más completas de las que puede disponer un negocio: permite automatizar procesos y eliminar errores, así como también mejora la comunicación entre departamentos y empleados. Es, pues, una herramienta esencial para el correcto funcionamiento y desarrollo de cualquier negocio.
