Realizar las nóminas de los empleados correctamente es una obligación de toda empresa y, pese a que puede parecer simple de hacer, lo cierto es que este documento debe tener una serie de datos que, bajo ningún concepto, pueden omitirse. Dichos conceptos están regulados por ley y, de no estar especificados correctamente, la nómina no será considerada válida, lo que podría acarrear sanciones administrativas y penales importantes a la empresa.
Nóminas de los empleados: información contenida y requisitos
Cada mes, todos los empleados deben recibir su nómina en concepto de los servicios prestados a la empresa. Este documento no solo debe contener la información del empleado, sino que también debe incluir los siguientes conceptos:
- Información completa de la empresa
- Los devengos
- Las deducciones
- Las bases de cotización
- Líquido a percibir
Cada uno de estos puntos tiene un lugar concreto en la hoja de salario, por lo que es importante hacer la nómina correctamente y sin omitir ninguno de ellos.
¿Cómo hacer las nóminas de los empleados?
Hacer una nómina es bastante simple si usamos un programa diseñado especialmente para ello, pero debemos tener claros los conceptos que deben aparecer en ella para poder realizarla correctamente.
Encabezado de las nóminas de los empleados
El encabezado de la nómina es el que debe incluir toda la información tanto del empleado como de la empresa. Los conceptos que este debe contener son los siguientes:
- Identificación de la empresa: denominación de la empresa, domicilio completo y código de cuenta de cotización en el que se incluye el trabajador para el cual se genera la hoja de salario.
- Identificación del empleado: información personal, modalidad de contrato, categoría laboral y antigüedad en la empresa.
Devengos salariales y no salariales por prestación de servicios
El segundo apartado de las nóminas de los empleados debe contener el “salario bruto” del empleado. Este apartado debe especificar los devengos salariales y los no salariales, es decir, todos los complementos en especies que el empleado haya recibido. Los salarios en especie deben estar especificados y deben contener un algún tipo de valor.
Además del salario base, este apartado también debe contener todos los pluses que percibe el trabajador de acuerdo con el convenio colectivo. Del mismo modo, las horas extras deben aparecer reflejadas también en este punto, así como las dietas y los gastos.
Todos los conceptos deben están sujetos a cotización en la Seguridad Social, a excepción de los últimos: dietas, gastos y pluses.
Con todo, este apartado debe finalizar con un total económico que se conoce como el salario en bruto del trabajador. Es decir, lo que ha ganado sin tener en cuenta las reducciones ni cotizaciones.
Deducciones, anticipos y salarios en especie
El tercer apartado para hacer correctamente las nóminas de los empleados debe contener todos los datos relacionados con las deducciones que se practican por parte de la empresa sobre el salario bruto del empleado. Así, es fundamental que aparezcan estos 4 conceptos:
Aportaciones a la Seguridad Social
Aquí se deben incluir las aportaciones que el empleado hace a la Seguridad Social en concepto de contingencias comunes, formación laboral, incapacidad, Fondo de Garantía y desempleo.
IRPF: Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
En este caso, se deduce el porcentaje aplicable al trabajador sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. El porcentaje que se deduce es aquel que figura en las tablas oficiales de la Agencia Tributaria en función de la situación personal de cada empleado.
Anticipos abonados por la empresa
En el caso de que la empresa hubiera ofrecido un anticipo de la nómina al empleado, este debe figurar en este apartado, pues debe restarse del total generado en bruto.
Salario en especie: concepto y valor económico
Los salarios en especie son aquellas ventajas que el empleado ha podido disfrutar durante el mes, ya sea la utilización de un vehículo de empresa, servicio de comedor o de guardería, derecho a gimnasio. Son muchos los tipos de salario en especie que se han podido ofrecer a los empleados y, pese a que muchos de ellos no generan ingresos económicos, sí deben formar parte de la nómina y, además, se les debe dar un valor para poder hacer el cálculo del líquido a percibir.
Bases de cotización de Seguridad Social e IRPF
Las bases de cotización que se han deducido en el apartado anterior deben estar bien especificadas en este punto de las nóminas de los empleados, por lo que se puede decir que este apartado es meramente informativo, pero igual de importante que los demás.
Las bases de cotización de la Seguridad Social que deben especificarse en las nóminas de los empleados y sus porcentajes son:
- Desempleo: 1.65% para aquellos trabajadores con contrato de duración determinada y del 1.55% para el resto de los contratos.
- Contingencias: 4.7% independientemente del tipo de contrato.
- Formación: 0.1%
- Horas extras por fuerza mayor: 4.7%
Estos porcentajes, así como la base de cotización por IRPF, deben deducirse del total bruto de la nómina y especifican la prestación que le correspondería al empleado en caso de desempleo o de incapacidad temporal.
Total de la nómina: líquido a percibir por el empleado
El último apartado debe contener solamente el importe íntegro neto que el empleado va a percibir por sus labores en la empresa.
Pese a que usar un programa para generar las nóminas de los empleados es la mejor manera de evitar errores en el cálculo de estas, sigue siendo esencial tener los conceptos muy claros y aplicar correctamente todos los porcentajes detallados para que la nómina cumpla con los requisitos legales y pueda ser considerada válida a todos los efectos.
¿Cómo hacer las nóminas de los empleados a paso a paso?
