En general, incorporar a una nueva persona en nuestro equipo es difícil y no se le da la suficiente importancia a las primeras semanas en las que puede que no sepa cómo encontrar su sitio o entender el funcionamiento de nuestra organización.

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  1. ¿Qué es un onboarding?
  2. Beneficios del onboarding
  3. Procesos necesarios para realizarlo de forma exitosa
  4. Nuevas tendencias en el proceso de onboarding
  5. Ejemplos de casos de éxito en su metodología de onboarding

¿Qué es Onboarding?

Por eso hoy hablamos del onboarding. El término onboarding se refiere al proceso de acogida de nuevos empleados que han sido recientemente incorporados a nuestra organización.

Simplemente, se hace para facilitar al nuevo empleado su comodidad con nosotros y ofrecerle un buen trato y buena bienvenida. Hay estudios, que demuestran que en los primeros seis meses de trabajo de un nuevo empleado, este tiene los suficientes argumentos para decidir si se queda o se va de la empresa. 

El 70% de las personas que entran en un nuevo empleo tardan en decidir una media de 6 meses si se quedan o se van, por otro lado un 25% de los abandonos que se realizan, suceden en los primeros 45 días.  

¿Cuál es la traducción de Onboarding?

La traducción del término ‘onboarding’ es el proceso de incorporación o integración de una persona en un equipo cuando esta se sube ‘a bordo’ de un nuevo proyecto.

Este proceso tiene como objetivo ayudar a los nuevos integrantes a adaptarse a los valores, las costumbres y la cultura empresarial para que el nuevo empleado se sienta acogido.

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Beneficios del Onboarding

Realizar una correcta incorporación supone tiempo, algunos onboarding pueden durar entre 45 días o incluso 1 año, depende de la empresa o las características del trabajo.

Sus principales beneficios comprenden:

  • Menos costes de contratación: Si un empleado se siente agusto; no dejará la empresa. Por tanto, no necesitaremos realizar nuevos procesos de reclutamiento y selección de personal.
  • Aumenta la productividad: Al sentirse agusto en sus empleos, desempeñarán su trabajo más motivados. 

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  • Incrementa la retención de talento en nuestra organización: Podemos convertirnos en un referente de Employer Branding debido al bajo índice de abandono de puestos laborales dentro de nuestra empresa. 
  • Una adaptación rápida: La Employee Experience de nuestros nuevos miembros desde el momento que entra, si es positiva ayudará a que empiece a cumplir objetivos y enfrentarse a retos con más agilidad.
  • Identidad Corporativa: El empleado siente a la organización como suya, lucha por cumplir con los objetivos y alcanzar el mayor número de retos que beneficien a la empresa.
  • Coordinación con los compañeros de trabajo: nuestra nueva incorporación debe sentirse cómodo y agusto y para ello es indispensable contar con la ayuda del resto de los empleados. 

En caso de seguir contando con un formato de empleo digital y seguir usando el teletrabajo, todo ello puede adaptarse al mundo online, siempre y cuando tengamos a nuestra disposición tiempo y recursos. Más reuniones, más dinámicas de grupo online y prestarle más atención mediante el uso de apps de mensajería que usamos dentro de la empresa.

Fases de un onboarding

Comunicación

Al contrario de lo que solemos pensar, el onboarding no empieza el primer día, sino que comienza en el momento en el que se comunica al candidato que ha sido seleccionado. A través de una llamada, o de manera presencial, la empresa informa de la resolución del proceso y aprovecha este momento para abrir un espacio de confianza con el candidato para que  resuelva todas las dudas antes de empezar los trámites de incorporación.

La finalidad de esta fase es dar apoyo al candidato para reducir su incertidumbre y empezar a construir relaciones que, sin duda, favorecerán la incorporación. Puede ser una gran idea cerrar una charla informal o una comida con todo el equipo para romper el hielo.

La importancia de esta fase es mayor cuanto más tiempo pase entre la resolución y la fecha de incorporación ya que el candidato puede tener dudas en el transcurso y la empresa debe estar ahí para hacerle sentir que ha tomado la decisión correcta.

Preparación

Aunque el onboarding se hace efectivo con la llegada de la nueva incorporación, la fase de la preparación es igual de importante. Es muy importante tener claro quién es la persona que se incorpora para poder definir objetivos personalizados de esta persona que determinarán el éxito de su onboarding.

  • ¿Qué rol va a tener?
  • ¿Va a liderar un equipo?
  • ¿Qué recorrido tiene?
  • ¿Qué hemos detectado que necesita durante el onboarding?

Antes de que el candidato llegue a la oficina, deberás tener preparados todos los documentos que muestren claramente la visión, misión y valores para que el nuevo candidato tenga un material donde apoyarse. Nuestra cultura, principales competidores, objetivos, estrategia… todo lo necesario para que el nuevo empleado entienda dónde estabais, dónde estais y dónde queréis llegar.  Puede ser de ayuda mandarle documentación previamente para que pueda empezar a entender la organización y su filosofía antes del día 1.

No te olvides de preparar al equipo con anticipación. Hazle saber que está llegando el nuevo empleado para que pueda saludarlo o saludarla cuando llegue a su estación de trabajo. Tener un equipo preparado o una persona alerta de la nueva incorporación para ayudarnos en su proceso de adaptación y tener todo listo. 

Primer día

El primer día es de vital importancia. El nuevo empleado debe entender la filosofía de la empresa y cómo tiene que realizar su trabajo y cuál es la finalidad de su involucración. Durante el primer contacto, se recomienda llevar a cabo, al menos, estos puntos:

  • Hacer un recorrido al empleado por las instalaciones, incluidos los baños, la cocina y los sitios de descanso.
  • Informarle sobre los aspectos de organización: horarios de entrada y salida, aparcamiento, códigos de vestimenta, etc.
  • Comunicarle las expectativas que hay puestas sobre él/ella y acuerda cuáles serán las métricas que determinarán el éxito de su incorporación.

Hemos de tener en cuenta que los fallos que suelen darse en este tipo de procesos son no explicar con total claridad los principales objetivos que tiene el empleado, seguir de forma ininterrumpida el proceso de adaptación y seguir su trabajo de cerca, sin llegar a agobiar al empleado y someterle a situaciones de estrés y por último, no comunicar sus logros o aciertos que ha acometido en la realización de sus tareas.

Primeros meses

Durante los primeros meses, el candidato debería tener toda la información sobre la empresa (de dónde viene y a dónde va), su departamento (objetivos del departamento y metodología de trabajo) y su puesto (objetivos del puesto, herramientas necesarias, personas clave con las que interactúas). Para ello, es recomendable que la persona forme parte de una formación integral en la que intervengan especialistas de cada área y proceso, así como facilitarte la figura de tutor a quién poder acudir en caso de necesidad.

Fin del onboarding

El onboarding termina cuando se alcanzan los objetivos establecidos durante el diseño del onboarding. Puede ser una semana o un año completo si consideramos que el empleado necesita experimentar todas las etapas del año dentro de la empresa.

Por tanto, no existe un plazo temporal idóneo para todas las empresas, sino que dependerá de las características de la empresa.

Independientemente del tiempo que demore el proceso de onboarding, es fundamental que finalice después de haber recibido el feedback del candidato ya que únicamente de este modo podremos saber si se ha cumplido el objetivo y podremos mejorar el proceso.

Nuevas tendencias en el proceso de Onboarding 

  • Chatbot: Es una herramienta que podemos incorporar en el chat de nuestras RR.SS. Es capaz de homogeneizar y realizar de forma más eficiente el proceso de adaptación. Es importante saber que puedes personalizar los mensajes emergentes y sus respuestas de forma sencilla e intuitiva, dependiendo de las cuestiones o dudas que tenga la persona.
  • Juegos móviles: Normalmente nos entretenemos y distraemos mucho con nuestro teléfono, aunque desde el año 2000 ha disminuido esas distracciones en un 33%. Hay aplicaciones que te permiten transformar contenidos en un juego para el nuevo empleado o también pueden usarse para procesos de selección de personal. Se asemeja al juego que todos conocemos del Trivial; los empleados participan y compiten a su vez que puedes agregar otras funcionalidades como planificar, enviar material formativo y controlar su desempeño para ver sus áreas más débiles.
  • Cursos online: Los cursos online pueden servir un simulador para que el nuevo empleado aprenda a distribuir su tiempo entre sus diferentes labores y mejorar su producción personal para que sus primeras semanas de trabajo no le provoque ningún tipo de estrés.

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¿Qué es el Onboarding digital?

El onboarding digital es el proceso de acogida e integración de nuevos miembros del equipo mediante medios digitales. A través de soluciones online, el empleado puede revisar la documentación y conocer más a fondo la filosofía y políticas de la empresa antes de estar presencialmente en el lugar de trabajo. Podemos encontrar varias ventajas frente al proceso de onboarding tradicional, como, por ejemplo:

  • Proceso más ágil: algunos trámites como la firma del contrato puede realizarse mediante certificado digital antes de estar in-situ en la oficina para que el proceso de onboarding presencial sea más ágil.
  • Satisfacción del empleado: la nueva incorporación recibe mucha información durante sus primeras horas por lo que la posibilidad de hacerlo online le permitirá hacerlo poco a poco y revisar la documentación con tranquilidad.
  • Misma experiencia para todos: el proceso de onboarding digital está más estandarizado y, por tanto, la experiencia de todos los empleados será igual en todos los sentidos, evitando posibles errores humanos y malentendidos.

Ejemplos de casos de éxito en su metodología de Onboarding

  • Hubspot: el proceso de onboarding digital se basa en el acompañamiento y apoyo a todos los nuevos candidatos que se unen a la empresa en los que promueve la interacción y colaboración de todos los miembros, independientemente de su lugar de residencia.
  • Freshly Cosmetics: desde el departamento de talento, en Freshly han diseñado un proceso de welcome que involucra a toda la empresa y que empieza con sorpresas desde el primer día. El candidato cuenta con un welcome specialist desde que se le comunica que está seleccionado.
  • MailChimp: Parecerá raro, pero la primera tarea que los nuevos empleados han de realizar es; no ir a trabajar. De esta forma han conseguido que su tasa de abandono se reduzca a un 4%. En los cinco primeros días de trabajo se concentra el proceso de Onboarding de forma continuada y seguida y así su dedicación al nuevo trabajo se hace al 100%.
Amanda Pérez
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