Una organización clara dentro de una empresa es esencial para el buen funcionamiento de todos los departamentos de esta. No solamente ofrece facilidades a los empleados a la hora de relacionarse con sus superiores, sino que también delimita las obligaciones de cada uno de ellos. Así, se establece una comunicación mucho más fluida y se evitan errores por falta de claridad en las funciones de cada empleado. Una forma rápida y sencilla para establecer la jerarquía y las relaciones entre departamentos y empleados es hacer un organigrama funcional de empresa.

 

Cómo hacer un organigrama de empresa en Word

Hacer un organigrama de empresa es muy simple si se tienen los conceptos claros y las herramientas adecuadas. Una de estas herramientas es el programa Word de Microsoft, pues ofrece un proceso simple a la vez que múltiples opciones de personalización. Por ello, es una herramienta que permite hacer cualquier tipo de organigrama sin importar la cantidad de cargos y los niveles que se quieran añadir.

Organigrama de empresa: nivel 1

Para empezar a crear el organigrama de empresa será necesario empezar por el primer nivel que representará al cargo superior. Para diseñar este nivel, se deben seguir los siguientes pasos:

  • Abrir documento nuevo y cambiar la orientación.
  • Seleccionar la forma que se quiere usar para el cargo e insertarla en el documento.
  • Personalizar la forma en tamaño, contorno y color.
  • Insertar la imagen del responsable en la forma y el cargo que ocupa en forma de texto.

Con estos cuatro pasos, el primer nivel del organigrama de empresa queda definido.

Organigrama de empresa: nivel 2 y sucesivos

Una vez el primer nivel está completo, se debe seguir añadiendo los demás niveles de jerarquía de la empresa con sus correspondientes responsables y sus funciones. Para insertar este segundo nivel, los pasos a seguir son:

  •  Realizar una copia de la forma completa del nivel 1
  • Copiar la forma en el segundo nivel tantas veces como empleados se quieran representar.
  • Cambiar las fotos y los cargos de los empleados. En este punto, cambiar el color y los iconos es una buena idea, ya que permite una visualización mucho más rápida.

Una vez completado el segundo nivel, se irán añadiendo los demás niveles de los que consta la organización siguiendo los mismos pasos.

Unir niveles del organigrama

Por último, solo queda unir los diferentes empleados y niveles del organigrama. Para ello, solo es necesario ir a la pestaña de insertar formas y escoger el tipo de línea que se quiera usar. Una vez seleccionada la línea, esta se traslada al organigrama enlazando las personas de cada departamento o nivel.

 

Importancia de los colores y los iconos

Para que el organigrama de empresa cumpla con su función es necesario que este sea lo más visual posible y presente la información de un modo claro y conciso. Por ello, es importante establecer diferentes colores para cada uno de los niveles, así como para cada área del nivel.

Otro elemento muy visual son los iconos. En Word, hay una gran cantidad de ellos y permiten diferenciar claramente todos los departamentos: comercial, técnico, laboral, contabilidad, etc. Para que estos sean de lo más efectivos es necesario que se correspondan con el mismo color por nivel tal y como se muestra en el vídeo.

Hacer un organigrama de empresa es una de las mejores maneras de delimitar las funciones, responsabilidades y obligaciones de todos los departamentos y empleados. En este diseño, se puede añadir tanta información como sea necesaria y puede ser entregado a todos los empleados para facilitarles sus labores. Así, cada uno de ellos conoce exactamente a quien se debe dirigir, así como también pueden conocer más a fondo la empresa, sus departamentos y los demás compañeros que trabajan en cada uno de ellos.

 

Cómo hacer un organigrama de empresa en Word paso a paso