Organizar los departamentos de una empresa no es nada fácil y es que son muchas las responsabilidades a definir, trabajadores a los que encuadrar y responsables a informar.
En un momento de cambios en el ámbito laboral y del auge de nuevas modalidades de trabajo como el formato híbrido, entre otras, las estructuras organizacionales son los cimientos de cualquier empresa que busque estar actualizada. Una estructura organizacional bien definida permite conocer al detalle los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo de un vistazo y mejora la productividad. Sin un organigrama claro, los empleados dudarán a la hora de tomar decisiones y emprender nuevas acciones.
Cada empresa tiene su propio sistema de organización, como puede ser el organigrama vertical o el organigrama circular. El organigrama funcional es claro, conciso, muy visual y se adapta a cualquier empresa.
¿Qué es un organigrama funcional de una empresa?
Un organigrama funcional es un tipo de organigrama en el que se representan los diferentes departamentos de una empresa por funciones, así como los trabajadores, la responsabilidad de cada uno y los responsables de dichos departamentos.
Tener un buen organigrama, en una empresa, favorece la comunicación entre empleados y responsables, y permite gestionar más cómodamente todos los flujos de trabajo. Evita muchas confusiones a la hora de realizar las tareas y establece cuál es el papel de cada empleado en la compañía.
Partes de un organigrama funcional
Cadena de mando
La cadena de mando está formada por los diferentes niveles de mando que existen dentro de la organización que muestra la línea de autoridad entre los diferentes miembros desde los niveles estratégicos a los más operativos.
Espectro de control
El espectro de control es el número de trabajadores que un superior es capaz de gestionar de manera eficaz. Mientras que la cadena de mando es la relación entre el cargo y el subordinado directamente, el espectro de control abarca a los equipos y departamentos enteros que están por debajo.
Especialización
En una estructura funcional, la especialización de un organigrama está definido por el grado de concreción (especialización) de los puestos que lo forman. Un alto grado de especialización de una empresa permite tener trabajadores expertos en su área, mientras que un bajo grado de especialización aporta más flexibilidad para cubrir necesidades de diversa índole.
Departamentalización
La agrupación por funciones, como en el caso de la estructura funcional, es un tipo de departamentalización que consiste en organizar a los miembros en diferentes áreas en base a su trabajo.
Formalización
La formalización define el grado en el que las tareas se rigen por procedimientos y reglas y, por tanto, el grado en el que interviene la persona en el desempeño de un rol o puesto de trabajo concreto. Así, en una organización formal, el puesto permanece igual independientemente de la persona que las lleve a cabo.
¿Cuáles son las características que debe tener un organigrama funcional?
Un buen organigrama debe estar diseñado de una forma adecuada para que sea funcional y cumpla con sus funciones. Por ello, hay una serie de características que estos deben tener:
División de funciones dentro de la empresa
Un organigrama funcional debe estar bien planteado y organizado de manera que se pueda ver, a simple vista, cuáles son los departamentos de la empresa, sus trabajadores y las funciones de cada uno de ellos. Así, es mucho más sencillo dividir el trabajo y descargar aquellos departamentos que lo necesiten.
Niveles de jerarquía bien establecidos
Conocer, exactamente, quién es el responsable de cada departamento es esencial para una correcta comunicación entre empleados y gerencia. Con un buen organigrama funcional, estos cargos estarán bien determinados y cualquiera podrá saber quién es su superior y a quien debe recurrir en todo momento.
Consecución de objetivos y análisis de datos
Las empresas, en la actualidad, están muy orientadas a la consecución de objetivos. Para ello, es necesario que el equipo de dirección tenga todos los datos sobre ella bien claros y fáciles de interpretar. Con el organigrama funcional, esta información está representada de un modo muy gráfico con el que es simple de ver las posiciones dentro de la empresa. De este modo, resulta mucho más sencillo tomar decisiones importantes para la organización.
Organización de recursos
Los recursos de una empresa deben estar bien destinados para que estos sean rentables. Sin embargo, son muchas las que no conocen exactamente qué departamentos van saturados, cuáles son los que requieren de más y de menos recursos, etc. Con un buen organigrama esto se puede evitar, pues se pueden añadir en él estos recursos y ver si se amortizan según lo previsto.
Tipos de organigramas funcionales para empresas
Hay varios modelos de organigramas funcionales que se pueden desarrollar. Esta es una decisión que se deberá adoptar desde gerencia y deberá tener en cuenta los departamentos que hay y la cantidad de tareas a repartir. Los dos más usados son;
- Organigrama funcional simple: es un organigrama perfecto para las pequeñas empresas. En él, simplemente se representa la figura de la dirección, los gerentes y sus trabajadores. Además, si son pocos empleados, se asigna directamente las tareas de las que es responsable. Así pues, se usarán etiquetas como Presidente, Gerente de ventas, Gerente de compras, Vendedor 1 (o el nombre del trabajador), Vendedor 2, Desarrollador 1, Desarrollador 2, etc.
- Organigrama dividido por departamentos: el organigrama dividido por departamentos es más complejo y es que se suele emplear para las grandes compañías. En este caso, se define tomando como base los diferentes departamentos de la empresa y de dónde dependen. En este tipo de organigramas se emplean etiquetas como CEO, Finanzas y Producción, Desarrollo, Operaciones, Innovación, Gestión de clientes, etc.
Beneficios e inconvenientes de los organigramas funcionales
Como hemos mencionado, los organigramas funcionales son pilares básicos a la hora de gestionar tanto los departamentos de una empresa, como sus trabajadores. Son muchas las ventajas que se asocian al uso de este tipo de organigramas, por lo que cada vez, son más las empresas que los incorporan.
Uno de los primeros beneficios de un organigrama funcional es que permite una gestión mucho más rápida y ágil de los recursos. Muchas empresas tienen departamentos que van saturados y cortos de personal, mientras que hay otros departamentos en los que sucede todo lo contrario. Con este tipo de organigramas, los responsables podrán ver cuándo esto sucede y podrán realizar las acciones que se estimen necesarias para poder gestionar mejor dichos recursos y las cargas de cada departamento.
Otro claro beneficio de usar este tipo de organigramas es que la comunicación entre empleados y responsables es mucho más fácil y directa. Cualquier empleado conoce sus responsabilidades, así como quién es su persona de referencia dentro de la empresa. De este modo, se evitan muchas confusiones que solo llevan a perder tiempo y dinero.
Tener un buen organigrama en cualquier empresa es esencial para una buena organización, una óptima gestión de los recursos y una comunicación fluida entre departamentos.
Por otro lado, los organigramas funcionales pueden generar posibles barreras entre miembros con diferentes funciones y esto puede llevar a fricciones entre departamentos. Esto puede ser muy perjudicial en empresas con variedad de productos y en las que es necesario una cadena de montaje para crear el producto o servicio final y, por tanto, es necesaria la comunicación entre diferentes miembros.
Cómo hacer un organigrama funcional
Identifica tus áreas y procesos
Las empresas suelen a organizarse por áreas entre las que suelen encontrarse Dirección, Marketing y/o Ventas, Finanzas y Recursos Humanos, pero esta organización funcional dependerá del tipo de empresa y sus necesidades. El primer paso para hacer un organigrama sería identificar las diferentes secciones de la empresa y qué procesos llevan a cabo.
Define la cadena de mando
En un organigrama funcional, la cadena de mando define cómo se establece la jerarquía del trabajo: cuántos niveles existen, quién toma las decisiones y a quién debe reportar cada uno. En una empresa jerarquizada, la cadena de mando es importante porque ayuda a entender las responsabilidades de cada uno y evitar malentendidos.
Diseña los departamentos
Una vez está diseñado el flujo de comunicación y la cadena de mando, el siguiente paso es diseñar los departamentos. Es decir, decidir quién integra cada departamento, cuáles son las principales funciones de cada área y cómo éstas contribuyen a la consecución de los objetivos de la empresa, así cómo la manera en la que las diferentes áreas se coordinarán en las tareas en las que compartan responsabilidad.
Ahora que ya sabes cómo hacer un organigrama funcional, puedes empezar a hacer los primeros diseños del organigrama de tu empresa en Word de manera fácil y rápida.
