Facilitar la incorporación al puesto de trabajo de un nuevo empleado es esencial si queremos que este se sienta bienvenido y apoyado por la empresa. Para ofrecerle toda la información necesaria, así como para poner a su disposición todos los recursos de la empresa, lo mejor es hacerlo mediante un plan de acogida.
¿Qué es un plan de acogida en una empresa?
Un plan de acogida en una empresa es un documento en el que se incluye toda la información corporativa de la empresa, los objetivos y sus políticas. Es un documento que se extiende a los nuevos empleados para que conozcan mejor la organización, lo que se espera de ellos y los recursos que tiene a su alcance para sentirse motivado y apreciado.
¿Para qué sirve un plan de acogida?
Un plan de acogida, si está bien diseñado, permite a la empresa ofrecer un documento completo a sus empleados en el que puedan encontrar toda la información necesaria para el correcto desarrollo de sus labores, conocer mejor la empresa, entender qué se espera de ellos, así como también darles a conocer cuáles son los recursos que la empresa pone a su disposición. Entre sus objetivos principales destacan:
- Una mayor implicación del nuevo empleado
- Facilidad para que el empleado identifique cuáles son los objetivos de sus labores y qué se espera de él
- Fomentar hábitos positivos entre empleados para que el clima de trabajo sea adecuado y satisfactorio
- Mejorar la imagen corporativa de la empresa
¿En qué consiste un plan de acogida?
Cada empresa es diferente, por lo que cada plan de acogida también lo será. Sin embargo, hay una serie de información que debería aparecer en todos ellos:
- Presentación corporativa del negocio: actividad en la que está englobado, objetivos, departamentos, etc.
- Información vital de la empresa: como los orígenes de la empresa, la situación actual, etc.
- Políticas y visión de la empresa: la misión de la empresa, los valores, etc., así como todos los procedimientos internos de ella y su relación con otras empresas externas.
Además, de toda esta información, la empresa también puede agregar toda la documentación relacionada con el empleado y su relación con ella. Por ejemplo, puede haber un apartado en el que se establezcan los objetivos del trabajador, las políticas de prevención y seguridad laboral, la forma de pago y la información sobre su contrato, los diferentes canales de comunicación internos, etc.
¿Cómo hacer un plan de acogida?
Para realizar un buen plan de acogida será necesario realizar algunos pasos con el fin de conseguir los resultados esperados.
Lo primero es conocer bien la empresa y definir el perfil del negocio. El nuevo empleado debe poder conocer rápidamente la empresa, lo que hace y lo que espera de su equipo. El segundo lugar, la información se debe recopilar en un solo documento, el cual debería ser analizado por los responsables de los diferentes departamentos de la empresa. De este modo, se podrían añadir o eliminar algunos puntos en función de la experiencia de cada uno de ellos.
El tercer paso es vital y se trata de estructurar bien toda la información. Es necesario hacer índices, por ejemplo, así como usar listas o recursos visuales. De este modo, la información más relevante será rápidamente captada por el empleado.
Por último, el plan debería entregarse al trabajador tanto en formato papel como en digital. De este modo, siempre lo tendrá al alcance si necesita hacer alguna consulta. Además, durante la entrega del plan, también pueden llevarse a cabo otras acciones que den la bienvenida al trabajador, como un paseo por las instalaciones o bien una reunión inicial con los compañeros, responsables del departamento, etc.
¿Cómo diseñar un plan de acogida?
Lo fundamental, a la hora de realizar un buen plan, es tener los conceptos muy claros y exponerlos de la forma más objetiva y visual posible. Por ello, es importante buscar los recursos adecuados que permitan a la empresa ofrecer un documento que sea simple de leer y entender, fácil de consultar y que siempre esté disponible en alguno de los canales de comunicación dentro de la empresa.
Tener un buen plan de acogida no solo hará que los primeros días de los empleados sean más fáciles, sino que también ofrece la oportunidad de establecer los objetivos y los recursos que la empresa ofrece a cada trabajador.
